Checklist antes de la primera dispersión
Dieciocho puntos que deben estar cerrados antes de mover dinero real. Si algo queda abierto, se opera con monto bajo hasta cerrarlo.
1. Expediente y contrato
- Cuenta Cash Management vigente a nombre de la razón social
- Contrato firmado por apoderado con facultad expresa
- Poderes vigentes y suficientes, de todas las razones sociales incluidas
- Apostillado si la firma fue en el extranjero
- Módulos y cuentas habilitados según lo contratado
2. Perfiles y usuarios
- Perfiles definidos por función, no por persona
- Poderes acotados por monto y cuenta
- Dos administradores designados, con respaldo
- Separación entre captura, autorización y conciliación
- Usuario de cada persona dado de alta con su propio correo
3. Dispositivos y límites
- Dispositivo asignado y enrolado por usuario
- Prueba de firma exitosa en cada dispositivo
- Monto por operación y tope diario configurados
- Niveles de firma escalonados por monto
- Horarios permitidos definidos por tipo de operación
4. Pruebas y arranque
- Operación de prueba con monto bajo y confirmación de recepción
- Layout de nómina probado con dos o tres registros
- Comprobantes y acuses descargados y archivados
Regla de arranque: la primera nómina completa no se firma sin haber probado antes con monto bajo. Un límite mal configurado se descubre mejor con $50 que con la quincena entera.
Documentos internos que conviene tener escritos
| Documento | Para qué |
|---|---|
| Matriz de facultades | Justificar cada poder asignado |
| Protocolo de cambio de cuenta de proveedor | Evitar fraude de CLABE |
| Acta de entrega de dispositivos | Responsabilizar el resguardo |
| Calendario de revisión mensual | Depurar usuarios y límites |
| Procedimiento de baja de empleado | Revocar acceso el mismo día |